第11回クリエイターEXPO(2022)出展の記録1、準備と搬入まで

6/29(水)〜7/1(金)に、東京ビッグサイトで開催された「クリエイターEXPO」に出展してきました。第1回から出展し途中何度か抜け、今年は8回目の出展で、コロナ禍になってからは初めてです。記録として書いておきます。

新規で用意した印刷物

  1. タペストリー(縦1030mm、横1400mm)
  2. 冊子B5サイズ、12ページ、400冊
  3. 名刺、300枚

優先順位はタペストリー、冊子、名刺、と考えてその順番で印刷の準備をしました。またメインビジュアルと言われている、共通の作品を使用してイメージを統一。冊子の荷物の重さが気になっていましたが、1つの段ボールで納品されました。持ち上げてはいないけど、ブース内で引きずれる重さ。

冊子と名刺

配送について

タペストリー
自宅で確認してからクロネコで会場に搬入日指定で送る。

冊子
印刷会社から直接会場へ送る。搬入日の指定。

名刺
自宅に送って、他の荷物と一緒に会場へ送る。搬入日の指定。

印刷物以外に会場に送ったのは段ボール1つです。

私はホテルに宿泊するのでホテル着の荷物もスーツケースをひとつ送っています。ホテル用の荷物にも少し展示用のものを入れたので、チェックインして荷物を出してから搬入に向かいました。何年か前にはホテル着で冊子を送って毎朝会場にその日の分を運んだのですが、かなり重たくて大変。でも早めに送ることができ、冊子が届かないと言う不安はないので気持ちは楽です。ホテルのは昨年11月に予約しました。会場まで徒歩で行けるホテルにしています。

搬入について

18時くらいに会場に着いてブースの準備を始めました。会場に送った荷物は全て到着していてブースにあり、エアコンも効いていました。

全部1人でできたのですが、20時ギリギリで、机の上のものなどは初日の朝にやることに。

大きい脚立を借りたのですが、時間が遅かったからか余っている状態で、すぐに借りれました。30分の制限時間があるので、まずは脚立を使う作業からやりました。搬入で一番大変だったのは、脚立を借りる場所から自分のブースまで運ぶのがものすごく大変!往復だけで10分ちょっとかかってしまいました。脚立を借りる場所はホール外の通路で、クリエポ会場はホールの奥、、、、自分より背の高い脚立を運ぶのはかなり大変。女性は2人がかりで運んでいるのを後日見ました。手伝ってくれる人がいる場合はその方がいいと思います。来年以降はもうちょっと近くに貸し出し場所があるといいなと思いますが、多分無理だろうな〜

20時直前くらいにホールを出たのですが、通常出入りする所からは出られませんでした。1階の関係者用の通路みたいなところから外に出たのですが、1人だったら分からなかったと思います。友人と一緒だったのと、他のイベントの会社の方が数人一緒で迷いながらも出られました。遅くに搬入する方はお気をつけください。まとめると下記のような感じです。

  • 遅い時間に行くと、荷物や脚立の順番を待つ時間がないので早く作業できる
  • 遅い時間はエアコンも効いていた
  • 20時くらいに会場を出ると、いつもの出口から出られない
  • 大きな脚立を運ぶのが大変!!
クリエイターEXPO初日のブース
クリエイターEXPO初日のブース

写真左下の方にセリアの段ボールを3段重ねた棚を作って、その上にカタログスタンドを置いて冊子と名刺を置いています。机よりも前に置いて通路から取りやすいようにしました。

招待券について

招待券はVIP招待券も含めて全て電子版をお送りしました。時期的には会期の2週間くらい前に少しずつ送り、全部で230〜250通くらいだったと思います。分量が多かったのでBCCで10通くらいずつお送りしました。

全部ではないですが、過去にどのような関わりがあったかメモしてあり、それが役立ちました。

招待券のメールに、クリエイターEXPOでお配りする冊子のPDFを見られるURLを記載してお送りしました。ご来場できない場合でも見ていただき、お仕事に繋がるといいなと思ったので、先に見られるように準備しました。


当日〜搬出〜お礼のメールなど、後半も公開しました。こちらからどうぞ

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